Voorlichting valt en staat met communicatie en timing. En de juiste analyse van de doelgroep. (zie ook de kopjes 'Communicatie en trainingen' en 'Analyse')
Het woord 'voorlichting' indiceert zelf al dat dit tijdig - en dus waar mogelijk voorafgaand aan (fases van) verandering moet plaatsvinden. De eindklant - of gebruikers die te maken krijgen met het nieuwe product of een proceswijziging, zullen geneigd zijn deze eerder te aanvaarden als men ook weet wat er komen gaat.
Voorlichtingsbijeenkomsten voor de organisatiemedewerkers, klanten of de 'ontvangers' buiten de organisatie, zorgen ervoor dat er collectief en uniform informatie verschaft wordt. Dit voorkomt een hoop vragen. Maar het biedt de deelnemers ook de kans om hun vragen en input collectief in te brengen.
Eén vraag hoeft dan dus niet veelvuldig opnieuw beantwoord te worden. En er kan slim gebruik gemaakt worden van de input van de ontvangende partij; zij weten immers wat hun wensen zijn en waaraan het product zou moeten voldoen of waar zij tegenaan denken te lopen. (Richt een participatie groep, ook wel een 'klankbordgroep' in!)
Een Q&A (Questions and Answers) overzicht helpt hierbij uiteraard ook. Hierop staan reeds de meestgetelde vragen en antwoorden vermeld. Deze zou, tesamen met nieuws over de voortgang en planning, gedeeld kunnen worden op een specificieke webpagina, waar betrokkenen hun informatie kunnen inwinnen.
Nieuwsbrieven (digitaal en/of hardcopy) kunnen ook op regelmatige basis worden opgesteld en verspreid.
In het geval er bijvoorbeeld een (semi)overheidsverandering plaatsvindt (wet- en regelgeving, een loket/locatie wijziging etc.), dan dient ook rekening gehouden te worden met de ouderen onder de burgers; zij maken veelal nog geen gebruik van alle digitale mogelijkheden.
Dan zijn posters met informatie op centrale aanplaklocaties van groot belang om hen te wijzen op de verandering die komen gaat, naast de mogelijke huis-aan-huis optie om informatie te verspreiden.
Deze aanplak posters zijn ook bijzonder handig om in te zetten binnen bedrijven om medewerkers te attenderen / reminden aan wat komen gaat. In de lift, bij binnenkomst van het bedrijfsrestaurant en bijv. bij de toiletten.
Maar wat te denken van collega-managers die verspreid zitten over het land - of zelfs buiten de landsgrenzen een bedrijf vertegenwoordigen?
Een terugkerende bijeenkomst om hen eventuele wijzigingen omtrent beleid binnen de organisatie bij te brengen, of hen gewoonweg te laten 'sparren' over veranderingen binnen de business en hoe daar op in te spelen, zorgt dat een organisatie kan meegroeien met de markt.
Dit is maar een kleine greep uit wat mogelijke- en wenselijke situaties zijn.
Er zijn immers tal van redenen en mogelijkheden om voorlichting te laten plaatsvinden!
Host Interim helpt u graag bij het in kaart brengen van behoefte tot voorlichting en de uitvoering ervan.
