Knelpunten binnen een organisatie of programma dienen zo snel mogelijk getraceerd en opgelost te worden.
Binnen een programma geldt dat de te verwachten knelpunten al zijn meegenomen in een vooraf opgesteld programmaplan.
Uiteraard geldt in de praktijk dat er altijd risico’s en issues optreden, die voorafgaand niet in kaart gebracht zijn – of konden worden. Dan treedt er, waar nodig een change-proces en mitigerende maatregelen op volgens bijvoorbeeld het Prince II principe.
Als PMOer sta je ‘met je voeten in de klei’ en krijg je veel informatie mee. Door centraal een log bij te houden van risico’s, acties, issues en besluiten, kan ‘crosswise’ veel onderling gecommuniceerd worden en kunnen de risico’s en issues goed in kaart gebracht worden en waar mogelijk voorkomen worden door tijdig acties te beleggen.
Knelpunten binnen een organisatie kunnen reden zijn tot het aanvangen van een programma/project.
In mindere mate kan er ook behoefte zijn om knelpunten op te lossen door kleine veranderingen aan te brengen in de organisatie / afdeling of in de processen, door zogenaamde ‘change management’.
Bijvoorbeeld binnen een secretariaat of stafbureau is dit vaak eenvoudig op te pakken door een klantgerichte aanpak in de vorm van extra opleidingen, aanpassingen in faciliteiten of een switch binnen het team qua ondersteuner versus manager.
Anderzijds kunnen processen soms te bureaucratisch zijn en teveel tijd en geld kosten. Dit gaat ten koste van het te behalen resultaat of de time-table waarbinnen dit moet zijn behaald. Dan is het zaak dat er kritisch gekeken wordt naar die processen en waar er verbeterslagen toegepast kunnen worden om een hogere efficiëntie te behalen.
Een analyse daartoe is prima te maken als meewerkend voorvrouw!
Zie daartoe ook het kopje ‘analyse’ …
